Üretici firmalarda teknik katalog, çoğu zaman yılda bir hazırlanıp fuar öncesinde bastırılan bir dosya olarak görülür. Oysa satın alma kararının verildiği asıl belge çoğu zaman odur.

Alıcı siteyi inceler, ikna olursa kataloğu indirir ve o dosyayı ekibiyle paylaşır. Teklif görüşmesi, çoğu zaman katalogdaki bilgiler üzerinden yürür.

Bu yüzden teknik katalog bir tanıtım broşürü değil, bir karar belgesidir. Kurgusu da buna göre yapılmalıdır.

Teknik katalog neden hâlâ belirleyici?

Birinci sebep paylaşılabilir olması. Web sitesi tek kişinin incelediği bir yer; katalog ise satın alma, teknik ve yönetim arasında dolaşan bir dosya.

İkinci sebep çevrimdışı kullanım. Fuarda, şantiyede veya toplantıda internet olmadan açılabilen tek kaynak odur.

Üçüncü sebep karşılaştırma. Alıcı birkaç tedarikçinin kataloğunu yan yana koyuyor. Teknik verisi eksik veya dağınık olan dosya, ürün iyi olsa bile elenme sebebi oluyor.

Dördüncü sebep ihracat. Yurt dışı alıcı için teknik katalog, tedarikçinin ciddiyetini gösteren ilk somut belge. Özensiz hazırlanmış bir dosya, firmanın üretim disiplini hakkında istemeden bir izlenim bırakıyor.

Katalog yapısı nasıl kurulur?

İyi bir teknik katalog, alıcının bilgiye ulaşma sırasına göre kurulur. Kurumsal tanıtımla başlayıp ürünleri sona bırakan dosyalar okunmuyor.

Ürün gruplarının sıralaması da rastgele olmamalı. En çok satan veya en çok aranan grup öne alınmalı; alıcı kataloğun yarısına kadar ilerlemek zorunda kalmamalı.

Gruplama mantığı sitedeki yapıyla aynı olmalı. Katalogda farklı, sitede farklı bir ayrım kullanmak hem alıcıyı şaşırtıyor hem de içerik yönetimini zorlaştırıyor; ürün sayfası yapısı yazısındaki gruplama kriterleri burada da geçerli.

Doküman seti ve görev dağılımı

Teknik katalog tek başına yetmiyor. Üretici firmalarda birbirini tamamlayan bir doküman seti olması gerekiyor ve her birinin görevi farklı.

• Genel katalog: tüm ürün gamını kapsar, firmayı tanıtır, fuar ve ilk temas için kullanılır
• Ürün grubu kataloğu: tek bir gruba odaklanır, derin teknik veri içerir, teklif aşamasında paylaşılır
• Teknik föy: tek ürün için iki sayfalık özet, hızlı paylaşım için
• Montaj ve kullanım kılavuzu: teslim sonrası sürece eşlik eder
• Sertifika dosyası: belgelerin güncel kopyalarını bir arada tutar
• Fiyat listesi: ayrı dosya olarak tutulur, kataloğun içine gömülmez

Son madde önemli. Fiyatı kataloğun içine koyarsanız, her fiyat değişiminde tüm kataloğu yenilemek zorunda kalırsınız. Ayrı dosya tutmak hem esneklik sağlıyor hem de kataloğun ömrünü uzatıyor.

Doküman setinin tamamı aynı tasarım dilini taşımalı. Farklı yıllarda farklı kişiler tarafından hazırlanmış dosyalar yan yana geldiğinde dağınık bir izlenim bırakıyor; kurumsal kimlik paketi bu tutarlılığın kaynağı.

Tasarım ve okunabilirlik

Teknik katalogda tasarımın görevi dikkat çekmek değil, bilgiyi hızlı bulunur kılmak.

Teknik tablolar her sayfada aynı düzende olmalı. Alıcı ikinci sayfadan sonra nereye bakacağını öğreniyor; düzen değiştiğinde bu avantaj kayboluyor.

Yazı boyutu baskıya göre ayarlanmalı. Ekranda okunaklı görünen sekiz punto bir tablo, basılı halde okunmuyor.

Ürün görselleri gerçek olmalı. Render veya stok görsel kullanılan kataloglar, özellikle ihracat tarafında güven kaybettiriyor. Tesiste çekilmiş gerçek kareler bu sorunu çözüyor; arşivin nasıl kurulacağını fabrika çekimi yazısında ele aldık.

Sayfa numarası, ürün kodu ve bölüm başlığı her sayfada görünmeli. Alıcı bir sayfayı ekran görüntüsü alıp paylaştığında, o görüntü tek başına hangi ürün olduğunu söylemeli.

Dijital katalog ve site ilişkisi

Katalog siteyle rekabet etmemeli, onu tamamlamalı. İkisinin görevi farklı.

Site alıcıyı arama motorundan yakalar, katalog ise ikna olmuş alıcıya derin veriyi verir. Bu yüzden her ürün grubu sayfasında ilgili katalog veya föyün indirme bağlantısı bulunmalı.

Dosya boyutuna dikkat edin. Yüz megabayt bir pdf indirilmiyor; baskı sürümü ayrı tutulup siteye optimize edilmiş hafif sürüm konmalı.

Dosya adı da önemli. “katalog-son-v3.pdf” yerine ürün grubunu ve yılı içeren açıklayıcı bir ad kullanın; bu hem alıcının dosyayı sonradan bulmasını kolaylaştırıyor hem de arama sonuçlarında karşılık buluyor.

Pdf dosyaları da arama motorları tarafından taranıyor. İçindeki metin gerçek metin olarak kalmalı; tüm sayfaları görsel olarak dışa aktarılmış kataloglar bu avantajı kaybediyor.

Çok dilli katalog yönetimi

İhracat yapan firmalarda en az iki dilli bir teknik katalog gerekiyor. Burada iki yöntem var ve ikisinin de maliyeti farklı.

Birincisi ayrı dosyalar hazırlamak. Her dil kendi dosyasında olur, tasarım aynı kalır, sadece metinler değişir. Yönetimi kolay ama her güncellemede tüm dosyaların elden geçmesi gerekir.

İkincisi iki dilli tek dosya. Teknik tablolarda iki dil yan yana verilir. Sayfa sayısı artar ama tek dosya yönetilir; ölçü ve kod ağırlıklı ürünlerde iyi çalışıyor.

Çeviri tarafında dikkat edilecek nokta terim tutarlılığı. Aynı ürünün sitede başka, katalogda başka adla geçmesi, alıcının iki kaynağı eşleştirememesine yol açıyor. Bu konuyu çok dilli seo yazısında da ele aldık.

Birim dönüşümlerini de unutmayın. Hedef pazar metrik sistem kullanmıyorsa, ölçü tablolarında ikinci birimin bulunması gerekiyor.

Güncelleme ve sürüm yönetimi

Kataloğun en çok sorun çıkaran tarafı burası. Sahada dolaşan eski sürümler, güncel olmayan ölçülerle teklif verilmesine yol açıyor.

Her katalogda sürüm bilgisi bulunmalı: yıl, revizyon numarası ve yayın tarihi. Künye sayfasında tek satırlık bir bilgi yeterli.

Dijital sürümde tek bir adres kullanın. Siteye her yıl yeni bir dosya yüklemek yerine aynı adresi güncelleyin; böylece daha önce paylaşılan bağlantılar güncel dosyayı göstermeye devam eder.

Sertifika bilgilerini de takip edin. Türk Standardları Enstitüsü gibi kurumlarca verilen belgelerin geçerlilik süreleri var ve resmi kaynaklardan güncel durum kontrol edilebiliyor. Süresi dolmuş bir belge numarası taşıyan katalog, denetimli sektörlerde ciddi bir sorun.

Güncelleme takvimi için yılda bir tam revizyon, ara dönemlerde ise yalnızca değişen sayfaların güncellenmesi makul bir ritim.

En sık yapılan hatalar

Kataloğu kurumsal tanıtımla başlatıp ürünleri sona bırakmak. Alıcı ürün aramaya geliyor.

Teknik tabloları görsel olarak gömmek. Hem arama motoru okuyamıyor hem de alıcı veriyi kopyalayamıyor.

Fiyatı kataloğun içine koymak ve her değişimde tüm dosyayı yenilemek zorunda kalmak.

Sürüm bilgisi yazmamak. Sahada hangi dosyanın güncel olduğu anlaşılmıyor.

Tek bir dev dosya hazırlamak. Seksen sayfalık bir katalog yerine ürün grubu bazlı küçük dosyalar hem indiriliyor hem okunuyor.

Katalogdaki ürün adlarıyla sitedeki adların farklı olması. İki kaynak birbirini doğrulamadığında güven zedeleniyor.

Sertifika sayfasını yıllarca güncellememek. Eski belge numaraları kataloğun tamamının güncelliğini şüpheli hale getiriyor.

Katalog çalışmasını nasıl yürütüyoruz?

Teknik katalog işini metin ve tasarım işi olarak değil, veri toplama işi olarak ele alıyoruz. Dosyanın kalitesini belirleyen şey tasarımdan önce elimizdeki bilginin eksiksizliği.

Veri toplama. Üretim ve kalite ekibiyle oturup her ürün grubu için hangi teknik verilerin yayınlanacağını belirliyoruz. Ölçü, tolerans, malzeme, standart ve kapasite bilgileri tek bir tabloda toplanıyor; eksik kalan veriler bu aşamada ortaya çıkıyor.

Yapı kurgusu. Ürün gruplarının sıralamasını satış verisine göre belirliyoruz. En çok talep gelen grup öne alınıyor, bölüm düzeni sitedeki yapıyla hizalanıyor.

Görsel ihtiyacının çıkarılması. Hangi ürün için hangi karelerin gerektiğini listeliyoruz. Eksik görseller varsa tesiste tek bir çekim gününde tamamlanıyor, böylece katalog stok görselle doldurulmuyor.

Tasarım ve dizgi. Sayfa düzenini markanın kurumsal kimliğine göre kuruyoruz. Teknik tablolar her sayfada aynı mantıkla yerleşiyor, baskı ve dijital sürüm ayrı ayrı hazırlanıyor.

Çok dilli sürüm. Çeviri sonrası terim kontrolü yapıyoruz; katalogdaki ürün adlarının sitedeki adlarla birebir eşleştiğinden emin oluyoruz.

Teslim ve sürüm planı. Baskıya hazır dosya, siteye uygun hafif sürüm ve düzenlenebilir kaynak dosya birlikte teslim ediliyor. Hangi sayfanın ne zaman güncelleneceğini gösteren bir revizyon planı da ekleniyor.

Buradaki kritik nokta kaynak dosyanın teslim edilmesi. Kaynak dosyası verilmeyen kataloglarda markalar en küçük değişiklik için tasarımcıya dönmek zorunda kalıyor.

Sık sorulan sorular

Teknik katalog kaç sayfa olmalı?

Sayfa sayısı hedef değil. Genel katalog için yirmi ila kırk sayfa yaygın bir aralık; ürün grubu katalogları çok daha kısa olabilir.

Basılı katalog hâlâ gerekli mi?

Fuar ve saha ziyaretleri için gerekli. Ancak baskı adedini düşük tutup dijital sürümü ana kaynak yapmak daha ekonomik.

Kataloğu kim hazırlamalı?

Teknik veri üretimden, metin ve tasarım dışarıdan gelir. En iyi sonuç, teknik ekibin veriyi sağladığı ve tasarımın kurumsal kimliğe göre kurulduğu modelden çıkıyor.

Ne sıklıkla yenilenmeli?

Ürün gamı sabitse yılda bir revizyon yeterli. Yeni ürün, yeni sertifika veya ölçü değişikliği olduğunda ara güncelleme yapılmalı.

Katalog site içeriğinin aynısı olabilir mi?

Olmamalı. Site arama motorundan gelen kullanıcıyı yakalar ve daha geniş anlatır; katalog ikna olmuş alıcıya derin teknik veriyi verir.